Mediatiedottaminen tuottaa parhaat tulokset, kun sen hoitaa ammattilainen, joka tuntee median toimintalogiikan. Ulkoistaminen on käytännöllinen ratkaisu monelle organisaatiolle.
Mediatiedottaminen on viestinnän osa-alue, jossa kokemus näkyy selkeästi tuloksissa. Ammattilainen, joka on kirjoittanut ja lähettänyt satoja tiedotteita, tietää intuitiivisesti, mikä toimii ja mikä ei – minkälainen otsikko herättää huomion, miten uutinen kehystetään, kenelle tiedote kannattaa lähettää ja milloin. Tätä kokemusta ei voi korvata oppailla, vaikka hyvistä oppaista on apua.
Mediatiedotuksen ulkoistaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että organisaatio antaa tiedottamisen ammattimaisen kumppanin hoidettavaksi. Käytännön toteutus vaihtelee: kyse voi olla yksittäisestä tiedotteen kirjoittamisesta tai jatkuvasta kumppanuudesta, johon kuuluu koko tiedottamisprosessi suunnittelusta seurantaan.
Ulkoistaminen sopii laajimmillaan kaikille organisaatioille, joilla on tarve tiedottaa medialle mutta joilla ei ole siihen tarvittavaa sisäistä osaamista tai kapasiteettia. Käytännössä tämä tarkoittaa useimmiten pieniä ja keskisuuria yrityksiä, joilla ei ole omaa viestintähenkilöä tai -osastoa. Yhdistykset ja järjestöt ovat toinen merkittävä ryhmä – niillä on usein tärkeitä asioita kerrottavana, mutta henkilöstöresurssit ovat rajalliset.
Myös suuremmat organisaatiot ulkoistavat mediatiedotusta tietyissä tilanteissa. Kansainvälinen lanseeraus, kriisiviestintätilanne tai jokin erityinen kampanja voi vaatia osaamista, jota ei löydy omasta organisaatiosta.
Toimiva ulkoistamissuhde rakentuu selkeälle työnjaolla. Organisaatio tarjoaa sisällön: faktat, taustatiedot, näkökulman ja hyväksyttää lopullisen tiedotteen ennen lähettämistä. Ammattilainen hoitaa muun: hän rakentaa tiedotteesta uutisen, kohdistaa sen oikeille toimittajille ja lähettää sen optimaaliseen ajankohtaan.
Prosessi alkaa yleensä lyhyellä briiffauksella, jossa käydään läpi tiedotteen aihe, kohdeyleisö ja tärkeimmät viestit. Ammattilainen kirjoittaa tiedoteluonnoksen, jonka organisaatio kommentoi ja hyväksyy. Kun tiedote on hyväksytty, se lähetetään medialle.
Ammattimaisesti kirjoitettu ja kohdennettu tiedote tuottaa paremman medianäkyvyyden kuin itse kirjoitettu – mutta takuu ei ole. Mediatiedottaminen perustuu aina toimittajan omaan harkintaan. Ammattilainen parantaa mahdollisuuksia, mutta ei pysty lupaamaan julkaisua.
Tärkein etu on usein laatu. Ammattilainen kirjoittaa tiedotteen, joka on muodoltaan oikea, tyyliltään asiapitoinen ja uutisarvoltaan selkeä. Tämä parantaa suoraan mahdollisuuksia tulla huomatuksi toimituksissa.
Toinen merkittävä etu on ajansäästö. Tiedotteen kirjoittaminen, medialistauksen ylläpitäminen ja jakelun hoitaminen vie huomattavasti aikaa, varsinkin jos se ei ole päivittäistä rutiinia. Ulkoistaminen vapauttaa organisaation sisäiset resurssit muuhun käyttöön.
Kolmas etu on mediakontaktit. Pitkään alalla toimineella tiedottajalla on henkilökohtaisia suhteita toimittajiin eri medioissa. Tunnettu lähettäjä saa tiedotteensa luetuksi paremmin kuin täysin tuntematon.
Jos harkitset mediatiedotuksen ulkoistamista, kannattaa tutustua konkreettisiin palveluvaihtoehtoihin. eLuotsin mediatiedottamispalvelu on suunnattu suomalaisille yrityksille ja organisaatioille, jotka haluavat ammattimaista apua tiedotteiden kirjoittamiseen ja jakeluun. Palvelu soveltuu niin yksittäisiin toimeksiantoihin kuin jatkuvaan kumppanuuteen. eLuotsin Vesa Nippala hoitaa myös kansainvälistä mediatiedottamista lukuisia kansainvälisiä tiedotteiden jakelupalveluita hyödyntäen.
Palveluun tutustuminen kannattaa erityisesti, jos organisaatiollasi on tiedottamisen tarve mutta resurssit ovat rajalliset tai aiemmat tiedoteyritykset eivät ole tuottaneet toivottua medianäkyvyyttä.
Ulkoistaminen ja oman osaamisen kehittäminen eivät ole toisiaan poissulkevia. Monet organisaatiot aloittavat ulkoistamisella ja oppivat samalla seuraamalla ammattilaisen työtä: miten tiedote on kirjoitettu, mille toimittajille se on lähetetty ja minkälaisia tuloksia se tuottaa. Ajan myötä oma osaaminen karttuu, ja organisaatio voi ottaa enemmän tiedottamista omiin käsiinsä.
Tällä sivustolla on kattava opas tiedottamisen perusteisiin, jota kannattaa hyödyntää myös ulkoistamissuhteen rinnalla. Tutustu aiheisiin: Mediatiedottamisen perusteet, Mediatiedottamisen hyödyt ja Lehdistötiedotteen kirjoittaminen.