Hyvän lehdistötiedotteen kirjoittaminen vaatii aikaa, taitoa ja ymmärrystä median toimintalogiikasta. Ulkoistaminen on ratkaisu, joka vapauttaa resursseja ja parantaa tuloksia.
Lehdistötiedotteen kirjoittaminen on taito, joka kehittyy kokemuksen myötä. Tiedottaja, joka on kirjoittanut satoja tiedotteita, tuntee median odotukset, osaa löytää uutiskulman ja tietää, mikä toimittajia kiinnostaa – ja mikä ei. Monella yrityksellä tai organisaatiolla ei ole tätä osaamista tai aikaa kehittää sitä sisäisesti.
Lehdistötiedotteiden ulkoistaminen tarkoittaa, että tiedotteiden kirjoittaminen ja usein myös jakelu annetaan ammattimaisen viestintätoimiston tai freelance-tiedottajan hoidettavaksi. Organisaatio tarjoaa sisällön – faktat, tarinat, näkökulman – ja ammattilainen muokkaa siitä toimittajia kiinnostavan tiedotteen.
Ulkoistaminen on erityisen järkevää tilanteissa, joissa organisaatiolla ei ole omaa viestintäosastoa tai viestintäosaamista, tiedotteita kirjoitetaan harvoin eikä osaaminen kerry, tiedotteet eivät ole tuottaneet toivottua medianäkyvyyttä, organisaatiolla on tärkeä uutinen mutta ei aikaa kirjoittaa siitä kunnolla, tai viestintä on hajautunut usealle henkilölle ilman selkeää vastuuta.
Pk-yritykset, yhdistykset, julkiset organisaatiot ja kasvuyritykset ovat tyypillisiä ulkoistamisen hyödyntäjiä. Myös suuremmissa organisaatioissa erityistilanteet – kriisiviestintä, suuri lanseeraus tai kansainvälinen tiedottaminen – voivat olla järkevää antaa erikoistuneen toimijan hoidettavaksi.
Ulkoistettu tiedottaminen voi kattaa pelkän kirjoittamisen – ammattilainen kirjoittaa tiedotteen toimitettujen tietojen perusteella – tai laajemman kokonaisuuden, johon kuuluu myös uutiskulman löytäminen, medialistauksen rakentaminen ja ylläpito, tiedotteen jakelu valituille toimittajille, seurantayhteydenotot median suuntaan, sekä tulosten seuranta ja raportointi.
Laajuus riippuu organisaation tarpeista ja budjetista. Yksittäiseen tiedotteeseen voi ostaa pelkän kirjoituspalvelun, jatkuvaan tiedottamiseen kannattaa harkita laajempaa kumppanuutta.
Ulkoistaminen ei tarkoita, että organisaatio menettää hallinnan viestistään. Ammattilainen kirjoittaa tiedotteen organisaation hyväksyttäväksi ennen lähettämistä – sisältö on aina organisaation oman johdon hyväksymää.
Kokenut tiedottaja osaa tunnistaa uutisarvon materiaaleista, joista asiakas itse ei välttämättä sitä näe. Hän tietää, miten eri toimialat toimivat mediassa, mitä eri mediat odottavat ja milloin on oikea hetki lähettää tiedote. Hän myös tuntee hyvän tiedotteen rakenteen ja osaa kirjoittaa asiatyylisesti ilman markkinointikielen ylisanoja.
Tärkeää on myös realistinen odotustenhallinta: ammattilainenkaan ei takaa julkaisua jokaisesta tiedotteesta. Mutta hän voi merkittävästi parantaa mahdollisuuksia, että tiedote otetaan vakavasti ja johtaa mediakattavuuteen.
Jos etsit ammattimaista apua lehdistötiedotteiden kirjoittamiseen ja jakeluun, eLuotsi tarjoaa mediatiedottamispalvelua suomalaisille yrityksille ja organisaatioille. Palvelu kattaa tiedotteiden kirjoittamisen, kohdentamisen ja jakelun – niin yksittäisinä toimeksiantoina kuin jatkuvana kumppanuutena.
Tutustumalla palveluun saat käsityksen siitä, miten ammattimainen tiedottaminen käytännössä toimii ja mitä se maksaa.
| Näkökulma | Ulkoistaminen | Oma osaaminen |
|---|---|---|
| Kustannukset | Maksetaan palvelusta | Maksetaan omasta ajasta |
| Laatu | Tasainen, ammattimainen | Vaihtelee kokemuksen mukaan |
| Nopeus | Nopea toteutus tarvittaessa | Riippuu omista resursseista |
| Toimialaosaaminen | Yleinen mediaymmärrys | Syvä oman alan tuntemus |
| Skaalautuvuus | Helppo lisätä tai vähentää | Kapasiteetti rajallinen |
Parhaimmillaan ulkoistaminen ja oma osaaminen täydentävät toisiaan: oma henkilö hallinnoi viestintää kokonaisuutena, ammattilainen tuottaa tiedotteet, jotka vaativat erityisosaamista tai joihin ei yksinkertaisesti ole aikaa panostaa kunnolla.
Jos haluat kokeilla ulkoistamista, yksinkertaisin tapa on aloittaa yhdellä tiedotteella. Valitse tärkeä tuleva uutinen, ota yhteyttä palveluntarjoajaan ja katso, miten prosessi toimii. Ensimmäinen tiedote on helpoin tapa arvioida, sopiiko yhteistyö organisaatiollesi.
Lue lisää tiedottamisen perusteista myös oppaastamme ennen päätöstä: Lehdistötiedotteen kirjoittaminen ja Mediatiedottamisen hyödyt.