Nimitystiedote on lyhyt, asiapitoinen ja seuraa tarkkaa rakennetta. Tässä miten se kirjoitetaan oikein.
Henkilöstömuutoksista – erityisesti johdon nimityksistä – tiedottaminen medialle on vakiintunut käytäntö organisaatioissa. Nimitystiedote on tyypillisesti tiedotetyypeistä lyhyin ja rakenteeltaan selkein, mutta sekin vaatii huolellista kirjoittamista.
Kaikista henkilöstömuutoksista ei kannata tiedottaa medialle. Median kiinnostaa yleensä johtotason nimitykset kuten toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja tai muut ylimmän johdon vaihdokset, nimitykset, joilla on laajempi toimiala- tai yhteiskunnallinen merkitys, sekä muutokset organisaatioissa, jotka ovat riittävän suuria tai tunnettuja herättämään kiinnostusta.
Operatiivisen tason henkilöstömuutokset – rekrytoinnit, sisäiset siirrot, tavanomainen vaihtuvuus – eivät yleensä kiinnosta mediaa. Niihin sopivat paremmin esimerkiksi LinkedIn-päivitys tai sisäinen viestintä.
Nimitystiedote on rakenteeltaan yksinkertainen. Otsikossa mainitaan henkilön nimi, uusi tehtävä ja organisaatio. Ingressissä kerrotaan milloin muutos astuu voimaan ja tärkeimmät taustatiedot. Lyhyessä leipätekstissä esitellään uusi henkilö: koulutus, keskeinen kokemus ja aiemmat tehtävät. Sitaatti on usein kaksi lausetta: yksi organisaation johdolta nimityksestä, toinen nimitetyn henkilön itsensä kommentti tehtävään siirtymisestä.
Jos nimitys liittyy lähtevään henkilöön, kiitokset ja se, mihin hän siirtyy, mainitaan lyhyesti. Nimitystiedotteen pituus on tyypillisesti 200–350 sanaa – tämä on selvästi lyhyempi kuin tavallinen tiedote.
Liitä nimitystiedotteeseen aina ammattimainen valokuva nimitetystä henkilöstä. Kuva parantaa julkaisumahdollisuuksia erityisesti verkkojulkaisuissa, joissa artikkeli tarvitsee kuvituksen.
Jos organisaatiossa tehdään samanaikaisesti useampi merkittävä nimitys, ne voidaan koota yhteen tiedotteeseen. Tällöin jokainen nimitetty saa oman kappaleensa, ja tiedotteen rakenne pysyy silti selkeänä. Yksi tiedote useammasta muutoksesta on usein parempi kuin useita peräkkäisiä tiedotteita, jotka voivat vaikuttaa täyttelyltä.
Nimitystiedote lähetetään yleensä samana päivänä kuin nimitys julkistetaan tai astuu voimaan. Jos henkilöllä on oma verkosto, hänelle voidaan ilmoittaa asiasta ensin henkilökohtaisesti ennen julkistamista. Tiedote ei saisi tulla yllätyksenä asianomaiselle itselleen.